Копія документа здається простою річчю: зробили ксерокопію, написали «Згідно з оригіналом» — і готово. Але на практиці все складніше. Неправильно засвідчена копія може не мати юридичної сили, її можуть не прийняти в банку, суді, державній установі, навчальному закладі, у нотаріуса, роботодавця або при оформленні документів за кордон.

Саме тому важливо розуміти, як завірити копію документа правильно, хто має право це робити, коли потрібне нотаріальне засвідчення копії, а коли достатньо підпису посадової особи чи власника документа.

Юридична компанія «Бровар Юст» допомагає клієнтам правильно оформити, засвідчити, підготувати та подати документи для державних органів, нотаріусів, судів, банків, навчальних закладів, консульств та інших установ.

Що таке копія документа

Копія документа — це точне відтворення змісту оригіналу документа. Вона може бути виготовлена шляхом ксерокопіювання, сканування, друку або іншим способом.

Копія повинна відповідати оригіналу, тобто відтворювати основну інформацію документа: текст, реквізити, підписи, печатки, номери, дати, сторінки, додатки та інші важливі елементи.

Але важливо розуміти: звичайна копія сама по собі не завжди має юридичну силу. Щоб її прийняли як належний документ, вона має бути засвідчена у встановленому порядку.

📌 Тобто проста ксерокопія — це лише копія.
📌 Засвідчена копія — це копія, правильність якої підтверджена уповноваженою особою.
📌 Нотаріально засвідчена копія — це копія, вірність якої підтверджена нотаріусом.

Коли потрібно завіряти копію документа

Засвідчення копії може знадобитися у багатьох життєвих і юридичних ситуаціях.

Найчастіше копії документів завіряють для:

✅ подання документів до суду;
✅ оформлення спадщини;
✅ подання документів до банку;
✅ відкриття рахунку;
✅ участі у тендерах;
✅ подання документів до державних органів;
✅ оформлення пенсії;
✅ подання документів до навчального закладу;
✅ оформлення документів для виїзду за кордон;
✅ апостилю або перекладу документів;
✅ підтвердження трудового стажу;
✅ оформлення нерухомості;
✅ реєстрації бізнесу;
✅ кадрових питань;
✅ подання документів роботодавцю;
✅ підтвердження повноважень представника;
✅ оформлення дозволів, ліцензій, довідок.

Наприклад, якщо працівнику потрібна копія наказу про звільнення, роботодавець має видати її належним чином засвідченою. Якщо потрібно подати копію диплома для навчання або роботи за кордоном, часто вимагають нотаріальну копію та переклад. Якщо копія потрібна для суду, неправильне оформлення може призвести до того, що документ не буде врахований належним чином.

Чому не можна просто написати «Згідно з оригіналом»

Фраза «Згідно з оригіналом» — це лише один із реквізитів засвідчення копії. Вона сама по собі не робить копію правильно оформленою.

Щоб копія мала юридичну силу, напис про засвідчення зазвичай має містити:

✅ слова «Згідно з оригіналом»;
✅ назву посади особи, яка засвідчує копію;
✅ особистий підпис;
✅ власне ім’я та прізвище або ініціали та прізвище;
✅ дату засвідчення копії;
✅ печатку установи або структурного підрозділу — якщо вона використовується.

Наприклад:

Згідно з оригіналом
Директор ТОВ «Життя»
Підпис
Іван КАРПОВИЧ
26 квітня 2026 року
М.П.

Якщо копія засвідчується фізичною особою для власних документів, посада не зазначається. Але бажано вказати напис, підпис, ім’я, прізвище та дату.

Нормативне регулювання засвідчення копій документів

Порядок засвідчення копій залежить від того, хто саме засвідчує копію і для якої мети вона потрібна.

Основними нормативними актами, які використовуються на практиці, є:

📌 Закон України «Про нотаріат» — для нотаріального засвідчення копій документів;
📌 Правила організації діловодства та архівного зберігання документів, затверджені наказом Міністерства юстиції України від 18.06.2015 № 1000/5;
📌 ДСТУ 4163:2020 щодо оформлення організаційно-розпорядчих документів;
📌 внутрішні інструкції з діловодства підприємств, установ та організацій;
📌 спеціальні вимоги конкретних органів, судів, банків, навчальних закладів або іноземних установ.

Тому перед засвідченням копії важливо з’ясувати, куди саме вона буде подаватися. Для однієї установи достатньо копії, засвідченої підприємством, а для іншої може бути обов’язковою саме нотаріальна копія.

Основні способи засвідчення копій документів

У 2026 році на практиці можна виділити три основні способи засвідчення копій документів.

1. Нотаріальне засвідчення копії документа

Нотаріальне засвідчення — це найнадійніший і найпоширеніший спосіб підтвердити правильність копії документа.

Відповідно до статті 75 Закону України «Про нотаріат», вірність копій документів можуть засвідчувати:

✅ нотаріуси;
✅ у сільських населених пунктах — уповноважені посадові особи органів місцевого самоврядування;
✅ за кордоном — посадові особи консульських установ України.

Нотаріус засвідчує, що копія відповідає оригіналу документа. Для цього обов’язково потрібно надати оригінал документа.

Коли потрібна саме нотаріальна копія

Нотаріальне засвідчення копії найчастіше потрібне для:

✅ подання документів за кордон;
✅ апостилю та легалізації;
✅ нотаріального перекладу;
✅ спадкових справ;
✅ банківських процедур;
✅ оформлення довіреностей;
✅ реєстраційних дій;
✅ підтвердження документів про освіту;
✅ подання документів до консульств;
✅ операцій з нерухомістю;
✅ підтвердження документів для іноземних установ.

Наприклад, для використання диплома, свідоцтва про народження, свідоцтва про шлюб чи довідки за кордоном часто потрібно зробити нотаріальну копію, переклад та іноді апостиль.

2. Засвідчення копії підприємством, установою або організацією

Підприємства, установи та організації можуть засвідчувати копії документів, які створені у них або зберігаються в їхніх справах.

Наприклад, роботодавець може засвідчити:

✅ копію наказу про прийняття на роботу;
✅ копію наказу про звільнення;
✅ копію трудового договору;
✅ копію довідки про заробітну плату;
✅ копію кадрового документа;
✅ копію документа, який міститься в особовій справі працівника.

Напис про засвідчення копії має містити:

Згідно з оригіналом
Назва посади
Підпис
Ім’я та прізвище
Дата
Печатка — за наявності

Приклад засвідчення копії на підприємстві

Згідно з оригіналом
Начальник відділу кадрів
Підпис
Ірина ЛИСА
26.04.2026
М.П.

Якщо копія багатосторінкова, її бажано прошити, пронумерувати та засвідчити на останній сторінці.

3. Засвідчення копії фізичною особою

Фізична особа може самостійно засвідчити копії власних документів, якщо конкретна установа приймає такі копії.

Наприклад, це може бути копія:

✅ паспорта;
✅ РНОКПП / ідентифікаційного коду;
✅ свідоцтва про народження;
✅ свідоцтва про шлюб;
✅ документа про освіту;
✅ іншого особистого документа.

Але важливо: законодавство не встановлює єдиного універсального порядку засвідчення копій фізичними особами. Тому перед поданням такої копії потрібно уточнити, чи прийме її конкретна установа.

Зразок самостійного засвідчення копії

Згідно з оригіналом
Підпис
Петро Петренко
26.04.2026

У деяких випадках також можна додати текст:
«Копія відповідає оригіналу, який знаходиться у мене».

Як правильно завірити копію документа: покрокова інструкція

Крок 1. Визначте, куди подається копія

Перед тим як завіряти копію, потрібно з’ясувати, для якої установи або процедури вона потрібна.

Це дуже важливо, тому що вимоги можуть відрізнятися.

Наприклад:

📌 для суду може бути достатньо копії, засвідченої учасником справи;
📌 для банку часто потрібна копія з підписом уповноваженої особи або нотаріальна копія;
📌 для іноземної установи може знадобитися нотаріальна копія, переклад і апостиль;
📌 для роботодавця часто достатньо копії, засвідченої власником документа;
📌 для спадкової справи зазвичай потрібні оригінали або нотаріально належно оформлені документи.

Тому перше питання не «як написати згідно з оригіналом», а «який саме вид засвідчення потрібен у моїй ситуації».

Крок 2. Перевірте оригінал документа

Для засвідчення копії майже завжди потрібен оригінал документа.

Перед засвідченням потрібно переконатися, що документ:

✅ читається повністю;
✅ не має підчисток;
✅ не має необумовлених виправлень;
✅ не пошкоджений;
✅ містить усі сторінки;
✅ має підписи, печатки, реквізити;
✅ не написаний олівцем;
✅ не викликає сумнівів щодо справжності.

Якщо документ пошкоджений, частина тексту втрачена, сторінки відсутні або є виправлення, у засвідченні можуть відмовити.

Крок 3. Зробіть якісну копію

Копія має бути чіткою та повною. Усі сторінки повинні добре читатися.

❌ Не варто подавати копії, де обрізано частину тексту.
❌ Не можна робити копію так, щоб не було видно підпису або печатки.
❌ Не бажано робити затемнені або розмиті копії.
❌ Якщо документ двосторонній, потрібно копіювати обидві сторони.
❌ Якщо є додатки, їх також потрібно копіювати.

Особливо уважно потрібно копіювати:

✅ паспорт;
✅ ідентифікаційний код;
✅ диплом і додаток до диплома;
✅ свідоцтва РАЦС;
✅ судові рішення;
✅ договори;
✅ документи на нерухомість;
✅ трудову книжку;
✅ статутні документи юридичних осіб.

Крок 4. Правильно оформіть напис про засвідчення

Для юридичної особи або установи напис зазвичай виглядає так:

Згідно з оригіналом
Директор ТОВ «Назва»
Підпис
Ім’я ПРІЗВИЩЕ
Дата

Якщо використовується печатка, її ставлять поруч або під написом.

Для фізичної особи:

Згідно з оригіналом
Підпис
Ім’я ПРІЗВИЩЕ
Дата

Для багатосторінкового документа:

Згідно з оригіналом
Копія містить 5 аркушів, прошито та пронумеровано.
Директор ТОВ «Назва»
Підпис
Ім’я ПРІЗВИЩЕ
Дата
М.П.

Крок 5. Якщо документ багатосторінковий — прошийте та пронумеруйте

Якщо документ складається з двох і більше сторінок, краще не засвідчувати кожну сторінку окремо, а прошити весь документ як єдиний пакет.

На звороті останньої сторінки або на окремій наклейці зазначають:

Прошито, пронумеровано та скріплено підписом ___ аркушів.

Після цього ставиться підпис, дата та печатка за наявності.

Це зменшує ризик підміни сторінок і робить копію більш надійною для подання.

Які документи можна завірити

Найчастіше засвідчують копії таких документів:

✅ паспорт громадянина України;
✅ закордонний паспорт;
✅ РНОКПП / ідентифікаційний код;
✅ свідоцтво про народження;
✅ свідоцтво про шлюб;
✅ свідоцтво про розірвання шлюбу;
✅ свідоцтво про смерть;
✅ диплом;
✅ атестат;
✅ додаток до диплома;
✅ довідка про несудимість;
✅ трудова книжка;
✅ наказ про прийняття на роботу;
✅ наказ про звільнення;
✅ довідка про заробітну плату;
✅ довідка про стаж;
✅ статут юридичної особи;
✅ протокол загальних зборів;
✅ рішення засновника;
✅ витяг з ЄДР;
✅ договір купівлі-продажу;
✅ договір дарування;
✅ свідоцтво про право власності;
✅ витяг з реєстру речових прав;
✅ рішення суду;
✅ виконавчий документ;
✅ довіреність;
✅ документи на земельну ділянку.

Але для кожного документа потрібно окремо визначати, хто саме має право засвідчити копію: нотаріус, установа, роботодавець, власник документа чи інша уповноважена особа.

Коли нотаріус може відмовити у засвідченні копії

Нотаріус не зобов’язаний засвідчувати будь-який документ автоматично. Перед засвідченням він перевіряє, чи відповідає документ вимогам закону.

Нотаріально засвідчити копію можуть відмовити, якщо:

❌ текст документа неможливо прочитати;
❌ документ має підчистки, дописки або необумовлені виправлення;
❌ документ пошкоджений;
❌ документ написаний олівцем;
❌ документ суперечить закону;
❌ документ не має юридичного значення;
❌ засвідчення копії такого документа заборонене законом;
❌ багатосторінковий документ не прошитий і не пронумерований;
❌ додаток подається без основного документа;
❌ подано копію з копії без належного засвідчення;
❌ документ виданий фізичною особою, але підпис на ньому не засвідчений;
❌ судове рішення не містить необхідних відміток;
❌ оригінал документа не пред’явлено.

Наприклад, якщо людина приносить копію договору без оригіналу, нотаріус не зможе засвідчити її як копію з оригіналу. Якщо документ складається з кількох аркушів, але вони не прошиті, також можуть виникнути проблеми.

Чи можна засвідчити копію з копії

Загальне правило: копію потрібно робити з оригіналу.

Але в окремих випадках допускається засвідчення копії з копії, якщо попередня копія вже була належно засвідчена нотаріально або видана установою, яка видала оригінал.

Наприклад, якщо копія документа видана юридичною особою, яка створила оригінал, і на ній зазначено, що оригінал зберігається в її справах, така копія може мати значення для подальшого використання.

Але на практиці багато установ вимагають саме копію з оригіналу. Тому краще заздалегідь уточнити вимоги.

Чи можна засвідчити копію електронного документа

Електронні документи мають свою специфіку. Якщо документ створений в електронній формі та підписаний КЕП, його юридична сила підтверджується електронним підписом.

Але якщо потрібно подати паперову копію електронного документа, можуть бути різні варіанти:

✅ роздрукувати документ із QR-кодом або реквізитами перевірки;
✅ подати електронний файл з КЕП;
✅ отримати паперовий витяг або довідку;
✅ засвідчити паперову копію у встановленому порядку, якщо це приймає установа.

Проблема в тому, що не всі органи однаково приймають паперові копії електронних документів. Тому краще уточнити вимоги конкретного органу або звернутися до юриста.

Як засвідчити копію наказу про звільнення

Копія наказу про звільнення часто потрібна для:

✅ нового роботодавця;
✅ центру зайнятості;
✅ суду;
✅ Пенсійного фонду;
✅ підтвердження трудового стажу;
✅ вирішення трудового спору.

Таку копію зазвичай засвідчує роботодавець або уповноважена особа кадрової служби.

На копії наказу має бути зазначено:

Згідно з оригіналом
Начальник відділу кадрів
Підпис
Ім’я ПРІЗВИЩЕ
Дата
Печатка — за наявності

Якщо наказ багатосторінковий або має додатки, копію краще прошити та пронумерувати.

Як засвідчити копію трудової книжки

Копія трудової книжки може знадобитися для пенсії, банку, суду, роботи, соціальних виплат або підтвердження стажу.

Зазвичай її засвідчує роботодавець. Копіюються всі заповнені сторінки трудової книжки, а також сторінка з даними власника.

На останній сторінці копії може бути напис:

Згідно з оригіналом
Працює на посаді ________ станом на 26.04.2026
Начальник відділу кадрів
Підпис
Ім’я ПРІЗВИЩЕ
Дата
М.П.

Якщо людина вже не працює, копію може засвідчити нотаріус за умови пред’явлення оригіналу трудової книжки.

Типові помилки при засвідченні копій

Найчастіші помилки, через які копію можуть не прийняти:

❌ немає дати засвідчення;
❌ немає підпису;
❌ немає посади особи, яка засвідчила копію;
❌ напис «Згідно з оригіналом» зроблений, але не зазначено ПІБ;
❌ копія нечітка або обрізана;
❌ не скопійовано зворотну сторону документа;
❌ не прошито багатосторінковий документ;
❌ копія зроблена не з оригіналу;
❌ нотаріальна копія потрібна, але зроблено лише самостійне засвідчення;
❌ копія засвідчена особою, яка не має на це повноважень;
❌ документ має виправлення або пошкодження;
❌ додаток подано без основного документа;
❌ для іноземної установи не зроблено переклад або апостиль.

Саме через такі дрібниці документи повертають, строки затягуються, а людина втрачає час і гроші.

Чим може допомогти «Бровар Юст»

Юридична компанія «Бровар Юст» допомагає правильно підготувати документи та копії для подання в Україні та за кордоном.

Ми можемо допомогти з такими питаннями:

✅ визначити, який саме вид засвідчення потрібен;
✅ перевірити документ перед поданням;
✅ підготувати копії документів;
✅ організувати нотаріальне засвідчення копій;
✅ підготувати документи для апостилю;
✅ організувати нотаріальний переклад;
✅ підготувати копії для суду;
✅ підготувати документи для спадкової справи;
✅ оформити копії документів для пенсійних питань;
✅ допомогти з документами РАЦС;
✅ отримати дублікати свідоцтв або витяги;
✅ підготувати документи для нерухомості;
✅ супроводити подання документів до державних органів.

📍 Особливо корисно звернутися до юриста, якщо документ потрібен для суду, спадщини, пенсії, нерухомості, банку, іноземної установи або оформлення за кордон.

Чому краще звернутися до юристів

На перший погляд, засвідчення копії — проста технічна дія. Але на практиці саме неправильно оформлені копії часто стають причиною відмов, затримок або повернення документів.

Звернення до «Бровар Юст» допоможе вам:

✅ не втратити час на повторне подання;
✅ уникнути помилок у реквізитах;
✅ зрозуміти, чи потрібен нотаріус;
✅ правильно підготувати багатосторінкові документи;
✅ не подавати зайві документи;
✅ підготувати документи для конкретної установи;
✅ отримати юридичний супровід у складних випадках.

Ми працюємо з документами щодня та розуміємо, які вимоги висувають нотаріуси, державні органи, банки, суди, навчальні заклади та іноземні установи.

Висновок

Щоб копія документа мала юридичну силу, недостатньо просто зробити ксерокопію. Вона повинна бути правильно засвідчена: із написом «Згідно з оригіналом», підписом, датою, посадою уповноваженої особи та, за потреби, печаткою.

У деяких випадках достатньо засвідчення підприємством або фізичною особою, але для багатьох юридично важливих процедур потрібна саме нотаріально засвідчена копія.

Якщо ви не впевнені, як правильно завірити копію документа, куди звертатися і який варіант засвідчення потрібен саме у вашій ситуації — звертайтеся до юридичної компанії «Бровар Юст».

Юридична компанія «Бровар Юст»

📍 м. Бровари, вул. Героїв України, 20, офіс 153, 2 поверх
📍 Представництво в Києві: м. Київ, провулок Херсонський, буд. 1, офіс 605, 6 поверх

📞 Телефон: +38 (063) 109-39-71
📞 Телефон: +38 (066) 596-76-42
📧 Email: brovarjust@gmail.com
🌐 Сайт: brovarjust.com.ua

Звертайтеся до «Бровар Юст» — допоможемо правильно підготувати, засвідчити та подати документи без зайвих помилок.

FAQ: поширені запитання

Чи має юридичну силу проста копія документа?

Проста копія без засвідчення не завжди має юридичну силу. Якщо установа вимагає підтвердження достовірності, копія повинна бути засвідчена належним чином.

Як правильно написати «Згідно з оригіналом»?

Потрібно написати: «Згідно з оригіналом», нижче зазначити посаду, підпис, ім’я та прізвище особи, яка засвідчує копію, а також дату. За потреби ставиться печатка.

Чи можна самому завірити копію паспорта?

Так, у багатьох випадках фізична особа може самостійно засвідчити копію свого паспорта, написавши «Згідно з оригіналом», поставивши підпис, ім’я, прізвище та дату. Але не всі установи приймають такі копії — іноді потрібне нотаріальне засвідчення.

Коли потрібна нотаріально завірена копія?

Нотаріальна копія часто потрібна для подання документів за кордон, спадкових справ, банків, нотаріальних дій, перекладу документів, апостилю, операцій з нерухомістю та інших юридично значимих процедур.

Чи можна завірити копію без оригіналу?

Зазвичай ні. Для засвідчення копії потрібно надати оригінал документа. Якщо оригінал втрачено, потрібно отримати дублікат або офіційний витяг.

Чи можна завірити копію з копії?

У деяких випадках можливо, якщо попередня копія вже була належно засвідчена нотаріально або видана установою, яка створила оригінал. Але краще робити копію безпосередньо з оригіналу.

Хто може засвідчити копію наказу про звільнення?

Копію наказу про звільнення зазвичай засвідчує роботодавець, кадрова служба або інша уповноважена посадова особа підприємства.

Чи потрібно прошивати багатосторінкову копію?

Так, якщо документ має кілька сторінок, краще його прошити, пронумерувати та засвідчити на останній сторінці. Це зменшує ризик підміни сторінок.

Чи потрібна печатка для засвідчення копії?

Якщо копію засвідчує юридична особа, печатка ставиться за наявності або якщо це передбачено внутрішніми правилами чи вимогами установи, куди подається документ.

Чи допомагає «Бровар Юст» із засвідченням копій документів?

Так. «Бровар Юст» допомагає визначити правильний спосіб засвідчення, підготувати копії, організувати нотаріальне засвідчення, переклад, апостиль та подання документів до відповідних установ.